Sélection des locataires bien faite — Examen des demandes pour les propriétaires en C.-B.

La sélection des locataires est la décision à plus fort effet de levier qu'un propriétaire en C.-B. prend dans l'ensemble du cycle de vie d'une location. Un locataire bien sélectionné génère des années de rendement à faible friction et à pleine occupation; un locataire mal sélectionné génère des arriérés, des dommages et — une fois la Residential Tenancy Branch impliquée — de six à douze mois de temps perdu et d'argent bien réel. L'erreur que commettent la plupart des propriétaires débutants est de traiter la sélection comme une simple case à cocher. Ce n'en est pas une. C'est le moment où l'ensemble du profil de risque de l'actif est fixé pour la prochaine location. Ce guide présente un processus de sélection défendable et reproductible qui capte les signaux qui prédisent réellement une bonne location tout en demeurant à l'intérieur des trois lois qui encadrent le processus : la Loi sur la location résidentielle (RTA), la Personal Information Protection Act (PIPA) et le BC Human Rights Code.

Commencez par ce que vous avez légalement le droit de recueillir

La PIPA encadre la façon dont les propriétaires en C.-B. recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels. La règle est simple en principe : vous ne pouvez recueillir que ce qui est raisonnablement nécessaire pour décider de louer ou non au demandeur, et vous devez avoir la connaissance et le consentement du demandeur pour le recueillir. En pratique, cela signifie une demande de location écrite dans laquelle le demandeur vous autorise explicitement à vérifier l'emploi, à communiquer avec les références et à obtenir un rapport de crédit. N'utilisez pas d'autorisation verbale — si un différend survient, c'est le document écrit qu'on vous demandera de produire.

Le formulaire de demande lui-même devrait demander : nom légal complet, adresse actuelle et deux adresses antérieures, employeur actuel et poste, revenu mensuel brut, noms et coordonnées de deux propriétaires antérieurs, deux références personnelles, pièce d'identité avec photo (permis de conduire ou passeport) et preuve de revenu (bulletin de paie récent, lettre d'emploi ou avis de cotisation pour les travailleurs autonomes). Ne demandez pas : le numéro d'assurance sociale à moins que l'agence de crédit que vous utilisez ne l'exige réellement; l'état matrimonial; si le demandeur a des enfants; le lieu de naissance; l'appartenance religieuse; le statut d'invalidité; ni aucune question indirecte qui tenterait de révéler un motif protégé sans le nommer directement.

Les motifs interdits par le BC Human Rights Code

L'article 10 du BC Human Rights Code interdit de refuser de louer, ou d'imposer des conditions différentes, en fonction de l'un des motifs suivants : race, couleur, ascendance, lieu d'origine, religion, état matrimonial, situation de famille (y compris le fait d'avoir des enfants), handicap physique ou mental, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, âge, source légale de revenu et conviction politique. La « source légale de revenu » est le motif le plus fréquemment oublié — refuser un locataire parce que son revenu provient de l'aide au revenu, de l'aide aux personnes handicapées, de la Sécurité de la vieillesse ou des prestations pour enfants constitue de la discrimination, même si le motif invoqué est « je ne loue qu'à des locataires salariés ». Le bon critère est de savoir si le revenu total permet de payer le loyer, et non d'où il provient.

Bâtissez une grille d'évaluation, appliquez-la à chaque demandeur

La défense la plus efficace contre une plainte en matière de droits de la personne est une méthodologie de pointage cohérente et documentée, appliquée de la même façon à chaque demandeur. La grille d'évaluation n'a rien de compliqué. Il s'agit d'une rubrique d'une page avec 5 à 7 critères, chacun noté selon une échelle simple, avec une justification documentée pour chaque note. Les critères qui prédisent réellement une bonne location, en ordre approximatif de pouvoir prédictif :

• Ratio revenu/loyer. Revenu mensuel brut divisé par le loyer demandé. Un ratio de 3,0 ou mieux est le seuil conventionnel. Vérifiez avec un bulletin de paie récent plus le plus récent avis de cotisation pour les travailleurs autonomes. C'est le plus fort prédicteur unique d'arriérés.
• Stabilité d'emploi. Durée d'ancienneté chez l'employeur actuel. Des emplois fréquents de courte durée sont un signal plus faible qu'il ne l'était il y a dix ans (le travail contractuel et à la demande est maintenant la norme), mais moins de 12 mois dans le poste actuel sans raison documentée mérite une conversation.
• Références de propriétaires. Deux propriétaires antérieurs, contactés par téléphone, à qui l'on pose un ensemble cohérent de questions : le loyer était-il payé à temps, le logement était-il tenu dans un état raisonnable, le préavis a-t-il été donné correctement, loueriez-vous à nouveau à cette personne. Les propriétaires actuels donnent parfois une référence positive pour se débarrasser d'un mauvais locataire — accordez plus de poids à la référence de l'avant-dernier propriétaire.
• Rapport de crédit. Obtenu uniquement avec consentement écrit. Recherchez des tendances, pas la note principale : une seule cote avec un dossier mince sans marques négatives est un meilleur signal qu'une note plus élevée avec des comptes en recouvrement ou des jugements. Les recouvrements récents liés au loyer (services publics, comptes rent smart) sont un signal d'alarme direct.
• Caractère complet de la demande. La façon dont la demande elle-même est remplie. Des champs manquants, des dates incohérentes ou une réticence à fournir des documents standards constituent en eux-mêmes des renseignements.
• Vérification d'identité. Pièce d'identité gouvernementale avec photo correspondant à la demande. Cela permet d'attraper le cas rare où quelqu'un présente une demande sous un nom différent de celui figurant à son dossier de crédit.

Notez chaque demandeur selon la même rubrique, consignez le résultat numérique et archivez les grilles remplies pendant au moins un cycle complet de location plus toute période de prescription applicable. Si on vous demande un jour de justifier une décision, c'est la grille qui vous protégera.

Le rapport de crédit — ce qu'il faut réellement en faire

Un rapport de crédit dans le contexte de la location en C.-B. a une seule utilité : confirmer que le demandeur a des antécédents de paiement ponctuel d'obligations récurrentes. Ce n'est pas une évaluation de caractère, et ce n'est pas une note minimale. Les propriétaires qui ne louent qu'au-dessus d'un seuil de 680 ou 720 passent à côté de bons locataires avec des dossiers minces (nouveaux arrivants au Canada, jeunes adultes, travailleurs autonomes ayant payé comptant pendant des années) et acceptent de mauvais locataires avec des notes élevées qui, simplement, n'ont pas encore fait défaut. La lecture utile porte sur les lignes de crédit elles-mêmes : y a-t-il des paiements manqués récents, y a-t-il des comptes en recouvrement, le ratio dette/limite sur le crédit renouvelable est-il raisonnable, y a-t-il des jugements ou des faillites. Un dossier mince sans élément négatif, combiné à un fort ratio revenu/loyer et à de bonnes références de propriétaires, constitue un profil digne d'être loué, peu importe la note principale.

À propos de la collecte du NAS : le Office of the Information and Privacy Commissioner for BC soutient que les propriétaires ne devraient pas recueillir de NAS à moins que l'agence d'évaluation du crédit ne l'exige réellement pour associer le dossier. La plupart des services réputés de sélection de locataires peuvent faire la correspondance à partir du nom, de la date de naissance et de l'adresse actuelle. Si vous recueillez un NAS, conservez-le avec le même soin qu'un identifiant bancaire — chiffré ou dans un classeur verrouillé, jamais dans un tableur partagé, et détruit à la fin de sa finalité.

Règles sur les dépôts et les frais — ce que vous pouvez et ne pouvez pas exiger

La C.-B. n'autorise pas les frais de demande. Un propriétaire ne peut pas facturer au locataire le coût d'obtention d'un rapport de crédit, de la prise de contact avec les références ou du traitement de la demande. Les seuls frais permis au début d'une location sont un dépôt de garantie (maximum d'un demi-mois de loyer), un dépôt pour dommages causés par un animal si les animaux sont permis (maximum d'un demi-mois de loyer), et le premier mois de loyer. Tout autre frais initial — « frais d'administration », « frais d'emménagement », « frais de traitement » — est interdit et peut être récupéré par le locataire auprès de la RTB.

Documenter la décision

Une fois que vous avez noté les demandeurs et choisi l'un d'eux, bouclez la boucle par écrit. Envoyez au demandeur retenu un bref courriel d'acceptation qui confirme le logement, le loyer mensuel, la date de début et le montant du dépôt. Envoyez aux demandeurs non retenus un bref message de refus neutre — « merci pour votre demande, nous avons choisi un autre demandeur » — sans motif précis. N'indiquez jamais un motif qui pourrait être interprété comme touchant à un motif protégé. Si un demandeur demande pourquoi, une réponse défendable est « nous avons noté tous les demandeurs selon une rubrique cohérente et un autre demandeur a obtenu une meilleure note » — rien de plus.

Conservez les demandes remplies, les grilles d'évaluation et les notes de référence. Dans le cas rare d'une plainte en matière de droits de la personne ou d'un différend en vertu de la RTA, ce sont les dossiers qu'on vous demandera de produire, et c'est la cohérence de votre processus qui tranchera la plainte en votre faveur.

En résumé

La sélection des locataires en C.-B. n'est pas une question de jugement appliqué à quiconque se présente à la porte. C'est un processus documenté et reproductible comportant une demande écrite, une grille d'évaluation cohérente, un revenu vérifié, deux références de propriétaires obtenues par téléphone, un rapport de crédit obtenu avec consentement écrit, et un dossier conservé pendant toute la durée de la location. Les propriétaires qui appliquent ce processus à chaque fois aboutissent constamment à de meilleurs locataires, à des vacances plus courtes, à moins d'arriérés et — si le pire survient — à une piste documentaire défendable et claire lorsque la RTB ou le Human Rights Tribunal demande sur quoi la décision a été fondée.