Tenir une élection du conseil de strata — rôles, processus et pièges courants

Une élection du conseil de strata semble être une formalité à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle, mais il s'agit du seul moment de gouvernance qui détermine si les douze prochains mois d'exploitation de l'immeuble se dérouleront sans heurts ou se consumeront à plaider des différends procéduraux. La Strata Property Act (SPA) et les règlements types (Standard Bylaws) énoncent une séquence précise d'étapes — convocation, quorum, admissibilité, scrutin — et une élection du conseil qui bâcle l'une de ces étapes est vulnérable à une contestation devant le Civil Resolution Tribunal qui annulera le résultat. Ce guide passe en revue les mécanismes qu'un président d'élection doit mener, ainsi que les pièges qui déclenchent le plus souvent une contestation après l'AGA.

Le cadre juridique — articles 25, 28, 40 et 45

Quatre articles de la SPA font l'essentiel du travail dans une élection du conseil. L'article 25 exige qu'à chaque assemblée générale annuelle, les votants admissibles présents en personne ou par procuration élisent un conseil. L'article 28 définit qui peut siéger : les propriétaires, les personnes représentant des propriétaires constitués en société et les locataires à qui le droit de se présenter a été cédé par un propriétaire en vertu de l'article 147 ou 148. L'article 40 exige qu'une AGA soit tenue dans les deux mois suivant la fin de l'exercice financier — une AGA retardée au-delà de ce délai n'est pas conforme, même si l'élection elle-même est par ailleurs irréprochable. L'article 45 fixe l'exigence de convocation : au moins deux semaines avant l'assemblée, remise conformément à l'article 61 (en personne, par la poste, par télécopieur, ou par courriel lorsque le propriétaire a consenti à la remise par courriel).

La trousse de convocation doit comprendre les sujets à discuter, le texte de toute résolution proposée (y compris tout projet de modification des règlements, qui exige un vote au 3/4), le budget pour l'exercice financier à venir et les états financiers du dernier exercice financier complété. Une convocation omettant l'un de ces éléments peut être contestée. Si une AGA doit examiner une résolution par vote au 3/4 ou par vote unanime et que la convocation ne l'a pas précisée, le vote pris lors de l'assemblée est sans effet — la SPA est stricte sur ce point.

Qui peut se présenter au conseil

Aux termes de l'article 28, la règle par défaut veut qu'un membre du conseil soit un propriétaire ou une personne représentant un propriétaire constitué en société. Un locataire ne peut pas siéger au conseil à moins que le droit de se présenter du propriétaire lui ait été cédé en vertu de l'article 147 ou 148 de la SPA, et la plupart des propriétaires ne font pas cette cession. L'effet pratique est que le bassin de candidats admissibles se compose des propriétaires inscrits des lots de strata et, dans le cas d'une société qui possède un lot de strata, de toute personne que la société désigne par écrit.

Le règlement type (Standard Bylaw) 9 restreint encore le bassin de deux façons. Premièrement, il limite l'appartenance au conseil aux votants admissibles — ce qui, en vertu du règlement type 53, désigne les propriétaires qui ne sont pas en arrérages sur les frais de strata ou les amendes (à moins que le montant impayé fasse l'objet d'une contestation active). Deuxièmement, il prévoit qu'un membre du conseil cesse d'être admissible s'il cesse d'être propriétaire ou si ses frais de strata ou amendes deviennent en souffrance. Une strata ayant enregistré un autre ensemble de règlements peut modifier cela, mais le cadre par défaut exclut tout propriétaire ayant des arrérages non résolus de se présenter.

Propriétaires constitués en société et couples inscrits au titre

Lorsqu'une société possède un lot de strata, la société désigne par écrit une personne pour la représenter — cette personne peut assister aux réunions, voter et se présenter au conseil. Lorsque deux personnes ou plus sont inscrites au titre d'un même lot de strata (cas fréquent pour les couples, ou parents et enfants), toutes sont propriétaires, toutes peuvent se présenter et toutes peuvent voter, mais seulement un vote est attribué par lot de strata en vertu de l'article 53. Si les deux propriétaires sont présents et souhaitent faire élire des candidats différents, le vote unique du lot de strata correspond à ce sur quoi ils s'entendent — s'ils ne s'entendent pas, il revient au président de déclarer le vote comme abstention pour ce scrutin.

Les véritables mécanismes à l'AGA

Le jour de l'AGA, le président d'assemblée confirme le quorum en vertu de l'article 48 (un tiers des votants admissibles représentés en personne ou par procuration, à moins que les règlements ne prescrivent un seuil différent). Sans quorum, l'assemblée est ajournée d'une semaine; à l'assemblée reconvoquée, les personnes présentes constituent le quorum pour toute question qui figurait à l'ordre du jour initial. Le président parcourt ensuite l'ordre du jour pour arriver au point de l'élection du conseil.

La taille du conseil est fixée par le règlement type 9 à trois à sept membres à moins que la strata ait adopté une fourchette différente. Le président annonce la taille actuelle, ouvre les mises en candidature et accepte les candidatures proposées de la salle. Une mise en candidature est simplement « Je propose X » — X doit consentir, soit à l'avance par écrit, soit à l'assemblée en personne. Si le nombre de candidats égale le nombre de sièges au conseil, aucun vote n'est nécessaire et les candidats sont élus par acclamation. Si les mises en candidature excèdent les sièges, l'assemblée procède à un scrutin.

Le vote pour le conseil se fait à la majorité en vertu de l'article 50, à moins que les règlements ne prévoient autre chose. Le président peut prendre le vote à main levée (par lot de strata), de vive voix ou par bulletin écrit secret. Le scrutin secret est la méthode la plus nette dans toute élection contestée — il évite l'apparence d'intimidation et produit un dossier écrit qui s'avère utile si le résultat est contesté par la suite. Le président (ou un scrutateur désigné, de préférence le gestionnaire de strata) compte les bulletins, annonce le résultat, et le résultat est consigné au procès-verbal.

Les cinq pièges les plus courants

• Convocation tardive ou incomplète. Moins de deux semaines avant l'assemblée, ou omission du budget ou des états financiers, ou omission d'une résolution à vote au 3/4 dans la convocation. N'importe laquelle de ces omissions est un motif d'annuler une décision prise à l'assemblée.
• Candidat non admissible. Un locataire se présente sans cession du droit par le propriétaire, ou un propriétaire en arrérages se présente sans que les arrérages fassent l'objet d'une contestation active. L'élection d'un membre non admissible peut être annulée par le CRT.
• Confusion quant aux procurations. Une procuration doit être écrite et signée par le propriétaire (ou le représentant désigné du propriétaire constitué en société). Les procurations non signées ou non datées, ou les procurations d'un copropriétaire sans l'accord de l'autre, sont contestables.
• Perte de quorum en cours d'assemblée. Le quorum doit être maintenu tout au long de l'assemblée pour que les décisions aient effet. Si suffisamment de propriétaires quittent avant le vote du conseil au point que le quorum soit perdu, l'élection ne peut pas avoir lieu.
• Procès-verbaux manquants ou registres non signés. Le procès-verbal est le dossier. Des procès-verbaux manquants ou incomplets, aucun registre de présence signé, aucune trace des procurations reçues — tout cela rend toute contestation ultérieure plus difficile à défendre.

Après l'élection

Dans la semaine suivant l'élection, en vertu de l'article 31 de la SPA, le conseil nouvellement élu tient sa première réunion et élit ses dirigeants — président, vice-président, secrétaire et trésorier (ou un secrétaire-trésorier combiné dans les plus petites stratas). Ce sont les dirigeants qui signeront les documents et représenteront la strata tout au long de l'année. Le conseil avise ensuite le gestionnaire de strata (le cas échéant), met à jour les pouvoirs de signature auprès de la banque et met à jour le registre public de l'immeuble s'il y a lieu.

À propos du Form K précisément — c'est une source fréquente de confusion. Le Form K est le Notice of Tenant's Responsibilities, requis en vertu de l'article 146 de la SPA lorsqu'un propriétaire loue un lot de strata. Il s'agit de l'engagement signé par le locataire et le propriétaire selon lequel le locataire se conformera aux règlements et aux règles. Ce n'est pas un formulaire d'élection, il n'est pas utilisé à une AGA et il n'a aucun rôle dans le processus d'élection du conseil. Une strata qui gère correctement les locations aura un Form K à jour au dossier pour chaque lot de strata loué, mais cela n'a aucun lien avec l'élection.

En conclusion

Une élection du conseil sans accroc relève de la discipline, non de la cérémonie. Donnez la convocation à temps avec la trousse complète, confirmez le quorum, confirmez l'admissibilité des candidats, prenez les votes par bulletin écrit dans toute course contestée, tenez des procès-verbaux complets et tenez la première réunion du conseil pour élire les dirigeants dans la semaine. Les stratas qui mènent ce processus avec constance ne voient presque jamais une élection être renversée, et elles entament chaque exercice financier avec un conseil dont l'autorité est claire et dont les décisions ne passent pas des mois à se défendre contre des contestations procédurales.