Préparer une AGA de strata en C.-B. — Budget, avis, résolutions, quorum

Une AGA de strata en Colombie-Britannique est un événement prévu par la loi. Le Strata Property Act (SPA) fixe le moment où elle doit se tenir, ce que l'avis doit contenir, combien de propriétaires doivent être présents pour que les affaires puissent se dérouler, quels seuils de vote régissent quelles décisions, et quel registre la corporation de strata doit conserver par la suite. Pour une strata en autogestion — ou une strata en gestion professionnelle dont le conseil veut bien mener l'assemblée — la marge entre une AGA bien menée et une assemblée dont les résolutions finissent par être renversées au Civil Resolution Tribunal correspond à environ six semaines de préparation rigoureuse. Le présent guide est la liste de vérification opérationnelle pour ces six semaines.

Six semaines avant — fixer la date et rédiger l'avis

L'article SPA s.40 exige que l'AGA se tienne dans les deux mois suivant la fin de l'exercice financier. Une strata dont l'exercice se termine le 31 décembre doit tenir son AGA d'ici le 28 février; une strata dont l'exercice se termine le 30 septembre a jusqu'au 30 novembre. Le conseil devrait réserver la date au moins six semaines à l'avance — la période d'avis minimale de deux semaines prévue à l'article s.45 plus la règle de réception réputée de quatre jours signifient que la trousse d'avis doit être finalisée et expédiée environ 18 jours avant l'assemblée, et le travail de préparation (projet de budget, projets de résolutions, rapport du vérificateur s'il y a lieu) prend de deux à quatre semaines avant cela.

Une strata nouvellement créée tient sa première AGA dans les six semaines suivant le premier des deux événements suivants : (a) neuf mois après la cession du premier lot de strata, ou (b) la date à laquelle plus de 50 % des lots de strata ont été cédés par le propriétaire-promoteur. Le conseil d'une nouvelle strata devrait considérer le compte à rebours de six semaines comme serré — le budget de la première année du promoteur et les états financiers intérimaires doivent être nettoyés et présentés.

Ce que contient la trousse d'avis — SPA s.45(3)

La trousse d'avis n'est pas une courtoisie — c'est le compte rendu prévu par la loi de ce sur quoi les propriétaires sont appelés à voter. Elle doit contenir :

• La date, l'heure et le lieu de l'assemblée (en personne, électronique ou hybride)
• Si une participation électronique est offerte, la plateforme technologique et les directives de connexion
• Une description de chaque question soumise au vote
• Le libellé exact de chaque résolution exigeant un vote des 3/4, de 80 % ou unanime — y compris les cotisations spéciales, les dépenses du fonds de prévoyance dépassant la catégorie de réparations recommandée par le rapport de dépréciation, les modifications de règlements et toute modification d'un contrat de gestion de strata
• Le projet de budget du prochain exercice financier
• Les états financiers de l'exercice qui vient de se terminer (et le rapport du vérificateur, s'il en existe un)
• Toute question ajoutée par une pétition écrite de propriétaires détenant au moins 20 % des votes

Éléments fortement recommandés mais non strictement obligatoires : le procès-verbal de l'AGA précédente, le sommaire d'assurance en vigueur, toute proposition de modification des règles que le conseil a l'intention de ratifier, et un bref rapport du trésorier ou du président. Une trousse d'avis à laquelle manque l'un des éléments obligatoires de l'article s.45(3) est défectueuse, et les résolutions adoptées sur la base d'un avis défectueux peuvent être annulées par le CRT.

Quorum — et la solution de la deuxième assemblée

Le quorum prévu à l'article SPA s.48 est sujet aux règlements administratifs, mais correspond par défaut aux votants admissibles détenant au moins un tiers des votes totaux de la corporation de strata, en personne ou par procuration. Pour les stratas comptant moins de quatre lots ou moins de quatre propriétaires, le quorum est des deux tiers. Si le quorum n'est pas atteint dans les 30 minutes suivant l'heure de début prévue, le président peut ajourner l'assemblée. Une assemblée reconvoquée tenue dans les quatre semaines se déroule avec quiconque se présente — il n'y a aucun quorum minimal à l'assemblée ajournée.

Cette structure à deux assemblées est un filet de sécurité, et non une stratégie. Les conseils devraient viser à solliciter activement les procurations avant le premier appel : une douzaine de procurations retournées dans un immeuble de 40 unités fait souvent la différence entre conduire les affaires et tenir une seconde assemblée. Gardez les procurations simples — le formulaire CHOA Form A standard est largement accepté — et indiquez clairement aux propriétaires qu'une procuration peut être limitée à des résolutions précises ou accordée au conseil de manière générale.

Seuils de vote des résolutions — sachez lequel vous devez utiliser

Se tromper de seuil est l'erreur procédurale la plus courante en AGA :

• Majorité (>50 % des votes exprimés, les abstentions ne comptent pas) : motions générales, directives au conseil, approbation du budget, destitution d'un membre du conseil en cours de mandat (s.32), élection du conseil (s.25), et dépenses du fonds de prévoyance pour les réparations et remplacements recommandés par le rapport de dépréciation (modification postérieure à 2023).
• Vote des 3/4 (75 % des votes admissibles exprimés, selon la définition de SPA s.1) : modifications de règlements, cotisations spéciales, la plupart des dépenses du fonds de prévoyance hors les exceptions à vote majoritaire, résiliation d'un contrat de gestion de strata, désignation de parties communes restreintes.
• Vote de 80 % : modifications importantes de l'immeuble ou de l'utilisation des terrains prescrites par règlement — par exemple, réaffectation majeure des frais de strata entre sections.
• Vote unanime : modification des règlements avant la deuxième AGA dans une strata résidentielle; cotisations spéciales réparties selon une « répartition équitable » plutôt que par quote-part d'unité (s.108).

Une résolution adoptée à la majorité alors qu'un vote des 3/4 était requis est invalide, même si l'intention des propriétaires était claire. Inversement, une résolution adoptée par un vote des 3/4 alors qu'une simple majorité aurait suffi demeure valide — mais le seuil supérieur n'était pas requis.

Cotisations spéciales et dépenses du fonds de prévoyance

Une cotisation spéciale (SPA s.100) est utilisée lorsqu'une dépense n'a pas été budgétée ou lorsque les fonds du fonds de prévoyance sont insuffisants. La résolution doit préciser l'objet, le montant total, la part de chaque lot (habituellement selon la quote-part d'unité), le montant exact en dollars que chaque lot doit verser, et la date limite de paiement. Elle exige un vote des 3/4. Pour les réparations liées à la sécurité où un vote des 3/4 ne peut être obtenu, l'article SPA s.92 permet à la strata de s'adresser à la Cour suprême de la C.-B. pour faire approuver la cotisation à la simple majorité — un mécanisme d'urgence rarement utilisé mais bien réel.

Les dépenses du fonds de prévoyance (SPA ss.92–96) sont maintenant à plusieurs niveaux : à compter du 1er novembre 2023, les corporations de strata doivent verser au moins 10 % du budget d'exploitation annuel au fonds de prévoyance chaque exercice financier; si le solde du fonds de prévoyance tombe sous 25 % du budget d'exploitation, un renflouement obligatoire s'applique. Les dépenses du fonds de prévoyance pour les réparations et remplacements recommandés dans le rapport de dépréciation n'exigent qu'un vote majoritaire; les autres dépenses du fonds de prévoyance exigent toujours un vote des 3/4; les dépenses d'urgence liées à la sécurité (p. ex., une panne d'ascenseur) n'exigent aucun vote des propriétaires en vertu de l'article s.98.

Approbation du budget et élection du conseil

Le budget d'exploitation annuel est approuvé à la simple majorité à l'AGA. Les propriétaires peuvent proposer des amendements à partir de la salle avant le vote final — augmenter une ligne d'imprévus, en réduire une autre discrétionnaire — pourvu que les amendements respectent le cadre du SPA (la contribution minimale de 10 % au fonds de prévoyance ne peut être réduite). Si aucun budget n'est adopté, le budget de l'année précédente demeure en vigueur jusqu'à ce qu'une assemblée générale extraordinaire le modifie, ce qui est un dénouement viable mais non souhaitable.

Le conseil est élu à la majorité à chaque AGA en vertu de l'article s.25. Sauf disposition contraire des règlements administratifs, il n'y a aucune limite de mandat ni exigence de mise en candidature préalable — les mises en candidature peuvent être présentées à partir de la salle. Les procurations se substituent au propriétaire et peuvent proposer des candidatures, présenter des motions et voter. Les gestionnaires de strata licenciés et leurs employés sont interdits d'agir comme procurations en vertu de l'article s.56 — cela prend les conseils par surprise lorsque le gestionnaire en place se porte volontaire pour « aider » à recueillir les votes.

Mener la portion électronique ou hybride

Depuis l'entrée en vigueur du projet de loi 44 (le Building and Strata Statutes Amendment Act, 2022) le 24 novembre 2022, les corporations de strata peuvent tenir leurs AGA par téléphone, vidéo ou autre moyen électronique, ou en mode hybride combinant la présence en personne et la participation électronique. La plateforme doit permettre à tous les participants de communiquer simultanément (et non un webinaire à sens unique), le président doit pouvoir déterminer si un participant à distance est un votant admissible (vérifier au registre), et l'avis doit comprendre les directives de participation. Les participants à distance ne reçoivent pas de cartes de vote et ne peuvent demander un scrutin secret — deux limites procédurales qu'il vaut la peine de communiquer dans la trousse d'avis afin que les propriétaires sachent à quoi s'attendre.

En résumé

Une AGA de strata de C.-B. conforme à la loi est un projet de six semaines comportant quatre éléments non négociables : assemblée tenue dans les deux mois suivant la fin de l'exercice financier, trousse d'avis expédiée 18 jours à l'avance contenant les éléments obligatoires de l'article s.45(3), seuil de vote correct rattaché à chaque résolution, et un compte rendu — procès-verbal et états financiers — versé aux registres de strata prévus à l'article s.35. Les conseils qui mènent ce projet adéquatement adoptent invariablement leurs budgets, élisent leur conseil et règlent les affaires de l'année en une seule assemblée qui se termine en moins de deux heures. Les conseils qui prennent des raccourcis sur l'un des quatre éléments finissent généralement par répondre à une plainte au CRT dans les quelques mois suivant l'assemblée, et par reprendre le vote.