舉行分契式物業委員會選舉 — 角色、流程及常見陷阱

分契式物業委員會選舉在周年大會議程上看似例行公事，但卻是決定未來十二個月大廈運作是否暢順、抑或將時間耗在程序爭議訴訟的關鍵管治時刻。《Strata Property Act》（SPA）及《Standard Bylaws》列明一套具體步驟 — 通知、法定人數、資格、投票 — 任何一個步驟偷工減料的委員會選舉，均有機會遭 CRT 挑戰並撤銷選舉結果。本指南講解選舉主席須掌握的運作機制，以及最常觸發會後挑戰的陷阱。

法律框架 — s.25、s.28、s.40 及 s.45

SPA 中有四條條文主導委員會選舉的運作。s.25 規定每次周年大會上，親身或以授權書出席的合資格投票人須選出委員會。s.28 界定誰可出任委員：業主、代表法團業主的個人，以及根據 s.147 或 s.148 獲業主轉讓參選權的租客。s.40 規定周年大會須於財政年度結束後兩個月內舉行 — 若周年大會延至該期限之後舉行，即使選舉本身程序無誤，仍屬不合規。s.45 訂明通知要求：於會議前至少兩星期送達，送達方式須符合 s.61（親身、郵寄、傳真，或在業主同意以電郵方式送達的情況下以電郵送達）。

通知文件必須包括待議事項、任何擬議決議的文本（包括任何擬議的附例修訂，須以 3/4 票通過）、下一財政年度的預算，以及最近完成財政年度的財務報表。若通知遺漏以上任何一項，皆可被挑戰。若周年大會將審議 3/4 票或全體一致票決議，而通知未有列明，則會議上所作的表決不生效 — SPA 在這一點上要求嚴格。

誰可參選委員會

根據 s.28，預設規則是委員必須為業主或代表法團業主的個人。除非租客已根據 SPA s.147 或 s.148 獲業主轉讓參選權，否則租客不能出任委員，而大多數業主並不會作此轉讓。實際效果是合資格候選人的範圍為分契單位的登記業主；若分契單位由法團擁有，則為法團以書面指定的任何一位個人。

《Standard Bylaw》第 9 條進一步從兩方面收窄候選範圍。首先，該條將委員資格限於合資格投票人 — 根據《Standard Bylaw》第 53 條，即未拖欠分契費或罰款的業主（除非未繳款項正處於爭議中）。其次，該條訂明委員若不再為業主，或其分契費或罰款逾期未繳，即喪失委員資格。若分契式物業已登記不同的附例，可更改此規定，但預設框架使任何有未解決欠款的業主失去參選資格。

法團業主及共同業權夫婦

當法團擁有分契單位時，法團須以書面提名一位個人作為代表 — 該個人可出席會議、投票並參選委員會。當兩位或以上的個人共同持有單一分契單位的業權（夫婦、或父母與子女常見的情況），雙方皆為業主，均可參選，亦可投票，但根據 s.53，每個分契單位只分配一票。若兩位業主均出席且支持不同候選人，該分契單位的一票須由雙方協商一致 — 若未能達成一致，主席應就該次投票裁定為棄權票。

周年大會的實際運作

周年大會當日，會議主席須根據 s.48 確認法定人數（親身或以授權書代表出席的合資格投票人三分之一，除非附例訂明不同門檻）。若未達法定人數，會議將延期一星期；於重新召開的會議上，出席者即構成原議程上任何事項的法定人數。主席隨即處理議程，進入委員會選舉項目。

根據《Standard Bylaw》第 9 條，委員會人數為三至七人，除非分契式物業已採用不同範圍。主席宣佈現行人數、開放提名，並接納從會場內提出的提名。提名只需「我提名 X」即可 — X 須同意，可以是事先書面同意，或於會議中親身同意。若提名人數與委員席位數目相同，則無須投票，被提名者自動當選。若提名人數超出席位，會議即進入投票程序。

根據 s.50，委員會選舉以多數票通過，除非附例另有訂明。主席可以舉手（按分契單位）、口頭或不記名書面投票方式進行表決。在任何有爭議的選舉中，不記名投票是最乾淨的方式 — 能避免產生威嚇的觀感，並產生書面紀錄，若選舉結果日後遭挑戰，此紀錄甚為有用。主席（或指定監票員，最好是物業經理）點算選票、宣佈結果，並將結果記入會議紀錄。

五大常見陷阱

• 通知逾期或不完整。會議前不足兩星期發出通知、遺漏預算或財務報表，或於通知中未列明 3/4 票決議。任何一項均可作為撤銷會議所作決定的理由。
• 不合資格候選人。租客在未獲業主轉讓參選權下參選，或有欠款的業主在欠款未處於爭議中的情況下參選。由 CRT 可撤銷不合資格委員的當選。
• 授權書混亂。授權書須以書面作出，並由業主（或法團業主指定代表）簽署。未簽名或未註明日期的授權書，或共同業主一方在未獲他方同意下發出的授權書，均可被挑戰。
• 會議中途失去法定人數。會議全程須維持法定人數，決定方能生效。若在委員會投票前已有足夠業主離席以致失去法定人數，選舉不得進行。
• 缺失會議紀錄或簽署登記冊。會議紀錄就是證據。紀錄缺失或不完整、無簽署出席登記冊、無授權書收取紀錄 — 所有這些都令日後的挑戰更難抗辯。

選舉之後

根據 SPA s.31，新當選的委員會須於選舉後一星期內召開首次會議，並選出職員 — 主席、副主席、秘書及司庫（或在較小型分契式物業中合併為秘書兼司庫）。這些職員負責全年簽署文件及代表分契式物業。委員會隨後須通知物業經理（如有）、更新銀行的簽署權限，並按需要更新大廈的公開登記資料。

至於 Form K — 這是常見的誤解之處。Form K 是《Notice of Tenant's Responsibilities》（租客責任通知書），根據 SPA s.146 規定，業主出租分契單位時須使用。這是租客與業主簽署的承諾書，承諾租客將遵守附例及規則。它不是選舉表格，不會在周年大會上使用，與委員會選舉流程無關。處理出租事宜得當的分契式物業，會為每個出租分契單位存檔最新的 Form K，但這與選舉無關。

結論

乾淨俐落的委員會選舉是一門紀律，而非一場儀式。依時發出完整通知、確認法定人數、確認候選人資格、在任何有爭議的席位中以書面投票表決、保持完整會議紀錄，並於一星期內舉行首次委員會會議選出職員。堅持此流程的分契式物業幾乎從未有選舉結果被推翻，且每個財政年度開始時，委員會的權力清晰明確，其決定無需花費數月時間抵禦程序挑戰。